Hausverwaltung wechseln – ein Ratgeber aus der Praxis

Die Hausverwaltung einer Wohnliegenschaft oder einer Gewerbeimmobilie zu wechseln, ist kein alltäglicher Vorgang. Als umso wichtiger erweist sich eine gute Planung und Vorbereitung, wenn Sie nach einem neuen Partner für diese anspruchsvolle Aufgabe suchen. Mit unserem Leitfaden sind Sie bestens gerüstet, um einen Wechsel in die Wege zu leiten.

Als gut vernetzter Immobiliendienstleister und aufmerksamer Marktbeobachter erfahren wir sehr schnell, wenn grössere Bewirtschaftungsmandate neu vergeben werden. Unsere Erfahrung zeigt: Kein Investor oder Eigentümer wechselt leichtfertig die Hausverwaltung. Ganz im Gegenteil könnte man in diesem Zusammenhang beinahe von einer religiösen Frage sprechen. Es muss viel passieren, bevor man eine bestehende Partnerschaft beendet. Den Ausschlag geben in beinahe allen Fällen monetäre Gründe – beispielsweise, dass leerstehende Objekte nicht vermietet werden, weil es keine Konzepte oder Ideen gibt, um solche Flächen attraktiver zu machen und potenzielle Mieterinnen oder Mieter anzusprechen.

Anders ausgedrückt stellt sich der Wunsch nach einem Wechsel des Bewirtschafters typischerweise dann ein, wenn beim Auftraggeber die Überzeugung entsteht, dass sein Vermögen nicht mehr sinnvoll verwaltet wird. Denn genau darum handelt es sich bei unserer Tätigkeit, davon sind wir bei Adimmo überzeugt: Vermögensverwaltung, erbracht in Form von Immobilienmanagement.

Wir halten fest: Die Ursache für einen Wechsel ist beinahe immer in der Bilanz zu finden. Hat man den Beschluss jedoch einmal gefasst, lohnt es sich, bei der Suche nach einem neuen Anbieter deutlich mehr Punkte in Betracht zu ziehen. Dazu gehören sicher all jene, die in der bisherigen Zusammenarbeit nicht optimal liefen, sowie die Faktoren, die man als Match-entscheidend für den künftigen Erfolg und die Rendite betrachtet.

Neue Hausverwaltung: Einschätzung des Anbieters

In einem ersten Schritt möchten Sie sicher wissen, mit wem Sie es eigentlich zu tun haben. Eine Recherche auf der Website des Unternehmens, auf seinen Social-Media-Kanälen und auf den gängigen Branchen-Portalen verschafft Ihnen rasch ein erstes aussagekräftiges Bild. Achten Sie darauf, ob der Anbieter lokal, regional oder landesweit tätig ist, ob eine Spezialisierung auf einen bestimmten Immobilien-Typ vorliegt (Wohnen, Gewerbe, usw.) oder ob eine ganz bestimmte Kundengruppe angesprochen wird. Auf Basis dieser Angaben erkennen Sie recht zuverlässig, ob ein Bewirtschaftungsdienstleister zu Ihnen und Ihren Bedürfnissen passt.

Aus den (Fach-)Medien erfahren Sie darüber hinaus, ob ein Unternehmen nennenswerte Beachtung findet und ob es sich bewusst zu bestimmten Themen positioniert. Dies kann auch bei der Einordnung helfen, inwieweit eine erwähnenswerte Differenzierung von den Mitbewerbern zu erkennen ist. Wesentliche Bedeutung kommt im Weiteren der Grösse des Anbieters zu: Eine höhere Anzahl Mitarbeitende ermöglicht funktionierende Vertretungsregelungen bei Krankheit, Ferien oder Personalwechseln.

Beurteilung der Leistungen

Gehen wir davon aus, dass sich nach Ihren bisherigen Abklärungen nur noch Kandidaten im Rennen befinden, die ihre Aufgabe sach- und fachgerecht erledigen. An dieser Stelle helfen detaillierte Leistungsbeschriebe nicht nur, mehrere Anbieter untereinander zu vergleichen. Sie lassen auch erkennen, wie ein Unternehmen organisiert ist. Eine klare Beschreibung des Mahnwesens, um ein Beispiel herauszugreifen, zeugt von sauber definierten Abläufen und Rhythmen. Ganz ähnlich gestaltet es sich im Hinblick auf Reparaturen und Unterhalt: Ein etablierter Budgetprozess ist ein guter Hinweis auf verantwortungsbewussten Umgang mit Ihrem Kapital.

Doch wie erkennen Sie am zuverlässigsten, ob ein Bewirtschaftungsdienstleister zu Ihnen passt? Mein Rat: Fordern Sie Musterdokumente ein. Diese verraten Ihnen, ob die Arbeitsweise zu Ihren Bedürfnissen passt, oder ob Sie doch eher ein Übersetzungsbüro benötigen, um die gelieferten Daten zu verstehen. Besonderes Augenmerk verdienen dabei:

• Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Kontoauszüge
• Beispielhafter Bewirtschaftungsvertrag, der die Zusammenarbeit regelt
• Mietverträge für unterschiedliche Objekttypen

Zudem empfiehlt es sich, den Grad der Digitalisierung des Anbieters zu beachten. Man könnte versucht sein zu denken, dass es keine Rolle spielt, wie die erbrachte Leistung zustande kommt, solange sie nur zum Ziel führt. Vergessen Sie dabei jedoch nicht, dass Digitalisierung unter anderem bedeutet, dass Prozesse ganz oder teilweise automatisiert und somit enorm (kosten-)effizient ablaufen. Und damit sind die Vorzüge eines hohen Digitalisierungsgrades längst nicht ausgeschöpft. Ein Online-Portal steigert den Komfort für Mieterinnen und Mieter erheblich, beispielsweise indem sie rund um die Uhr eine Mängelmeldung absetzen können. Eigentümern oder Investoren wiederum wird das Leben enorm erleichtert, wenn der Zugriff auf Dokumente online erfolgt, statt sie in Papierform per Post zu versenden.

Beinahe alle bisher genannten Punkte drehen sich im Kern darum, ob ein Anbieter für Sie in Betracht kommt. Die umgekehrte Frage verdient jedoch auch gestellt zu werden – und zwar tatsächlich ganz direkt: Was, lieber möglicher Bewirtschafter, macht uns für dich interessant?

Geeignete Zeitpunkte für den Wechsel der Hausverwaltung

Soll der Wechsel zu einem neuen Bewirtschafter möglichst reibungslos verlaufen, bietet sich das Ende des Wirtschaftsjahres des Eigentümers an. Da Sie für den gesamten Vorgang rund sechs bis neun Monate einplanen müssen, ist der Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres der passende Moment, um den Prozess anzustossen. Die Kündigungsfrist für solche Aufträge beträgt üblicherweise drei Monate. Im Sinne der Fairness und der vorangegangenen Zusammenarbeit will man aber vielleicht etwas freundlicher mit dem bisherigen Partner umgehen und kündigt mit einer Frist von sechs Monaten. 

Wie bereitet man den Wechsel vor?

Ganz offensichtlich werden Sie sich Gedanken machen, mit welchen Leistungen Sie bisher nicht zufrieden waren und was Sie entsprechend ändern möchten. Im Idealfall gehen Sie einen Schritt weiter und fragen sich, wohin die Reise insgesamt gehen soll. Dazu gehört auch die Überlegung, ob Sie tatsächlich «nur» an einer guten Bewirtschaftung interessiert sind oder vielleicht auch weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten, wie Unterstützung beim An- und Verkauf oder Beratung bei der Weiterentwicklung Ihrer Liegenschaft(en). Gerade weil wir von einer üblicherweise langfristigen Geschäftsbeziehung sprechen, sollte der Anbieter Ihrer Wahl nicht nur aktuell, sondern auch in der Zukunft der richtige Partner sein. 

Adimmo AG
Ralf Bendzulla
Vorsitzender der Geschäftsleitung
Immobilien-Ökonom (ebs)