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PLANEN SIE EINEN FIRMENUMZUG? SO LÄUFT ER RUND!

18.12.2017

Ein Firmenumzug bedeutet erheblichen Aufwand und Planungsbedarf. Hier erfahren Sie, wie Sie die zahlreichen Aufgaben im Griff behalten.

Privat zu zügeln stellt eine nennenswerte, aber doch überschaubare Herausforderung dar. Doch bei einem Firmenumzug gilt es deutlich mehr Punkte zu beachten – um den Arbeitsausfall möglichst gering zu halten und den Re-Start am neuen Ort positiv und produktiv zu gestalten. Starten Sie deswegen so früh wie möglich mit den Vorbereitungen, im Idealfall sobald Ihr neues Unternehmensdomizil feststeht.

RAUMAUFTEILUNG UND BÜROKONZEPT

Wie möchten Sie sich künftig organisieren? Könnten Sie effizienter arbeiten, wenn Sie die Büros und deren gemeinsame Nutzung neu aufteilen? In früheren Blog-Beiträgen haben wir uns für Sie bereits mit unterschiedlichen Bürokonzepten und den gesetzlichen respektive ergonomischen Anforderungen an zeitgemässe Arbeitsplätze beschäftigt. Nehmen Sie sich für diesen Punkt ausreichend Zeit, denn er entscheidet darüber, wie Sie in den kommenden Jahren arbeiten werden.

KLARE VERANTWORTLICHKEITEN BEIM ZÜGELN

Steht erst einmal fest, wer im neuen Büro wo seinen Platz haben wird, geht es an die Bestandsaufnahme. Machen Sie in Ihren alten Firmenräumlichkeiten Inventur: Was kann entsorgt werden? Was kommt mit an den neuen Ort? Und wohin? Spätestens jetzt sollten Sie eine Person oder besser ein kleines Team als «Zügel-OK» bestimmen. Denn wenn niemand ausdrücklich die Verantwortung für die mit dem Umzug verbundenen Aufgaben trägt, steigt erfahrungsgemäss die Wahrscheinlichkeit, dass sie nur schleppend oder gar nicht erledigt werden. Sorgen Sie dafür, dass alle Möbel oder andere Gegenstände eindeutig etikettiert werden – am Zügeltag werden Sie dankbar dafür sein. Auch externe Partner wie etwa Ihr IT-Dienstleister müssen klar gebrieft werden, was zu welchem Zeitpunkt von ihnen erwartet wird. Investieren Sie lieber im Vorfeld eine Stunde mehr in Sitzungen als nach dem Zügeln ganze Tage in die ausgefallene Infrastruktur.

AUCH ADRESSÄNDERUNG PLANEN

Natürlich haben Sie daran gedacht, dass Sie Ihre künftige Adresse bekannt machen müssen. Das neue Briefpapier ist bestellt, die Visitenkarten werden gedruckt, auch für die Anpassungen auf der Website ist bereits alles vorbereitet. Aber haben Sie auch an das Impressum Ihrer Facebook-Seite und der anderen Social Media Kanäle gedacht? Steht der Eintrag bei Google My Business auf Ihrem Plan? Auch Kunden, Lieferanten und andere Anspruchsgruppen wie beispielsweise Behördenmüssen informiert werden. Falls Sie über einen Newsletter verfügen, bietet es sich an, die Empfänger über Ihren neuen Firmensitz zu informieren – unter Umständen verbunden mit einer Einladung, auf einen Kaffee vorbeizukommen. Ausserdem haben Sie die Möglichkeit, in der Signatur unter Ihren E-Mails ausdrücklich auf die neue Adresse hinzuweisen, statt sie nur stillschweigend auszutauschen. All das können Sie bereits Wochen vor dem Umzug vorbereiten und nur noch ausführen, wenn die Zeit gekommen ist.

ZEITPUNKT DES UMZUGS

Lassen Sie den Transport durch ein Umzugsunternehmen am Wochenende durchführen oder doch lieber an einem Arbeitstag? Auf diese Frage gibt es keine eindeutig richtige Antwort. Natürlich verhindert der Zügeltermin am Wochenende den Ausfall eines kompletten Arbeitstages. Doch halten Sie sich dabei auch vor Augen, dass Ihre Mitarbeitenden nicht am Montag wieder produktiv loslegen können, nur weil am Samstag Stuhl und Schreibtisch ins neue Büro gestellt worden sind. Wenn Sie unter der Woche zügeln, kostet das zwar einen Arbeitstag, doch an diesem Tag können Ihre Mitarbeitenden sich bereits sukzessive wieder einrichten. Denken Sie in jedem Fall daran, Kunden und Lieferanten zu informieren, dass es im Rahmen des Umzugs zu langsameren Reaktionszeiten kommen kann. Wenn möglich, leiten Sie die Haupt-Telefonnummer auf ein Natel um, für das am Umzugstag eine Person die Verantwortung übernimmt. So landet garantiert kein Kunde im Nirwana.

TAG DES FIRMENUMZUGS

Wenn Sie nicht gerade mit einem Mikro-Unternehmen unterwegs sind, haben Sie für den Transport vermutlich eine professionelle Zügelfirma beauftragt. In jedem Fall empfiehlt es sich, das alte und das neue Treppenhaus auf Vorschäden zu kontrollieren und diese gegebenenfalls auch zu fotografieren. So sichern Sie sich gegen nachträgliche unrechtmässige Forderungen ab. Falls Sie freiwillige Helfer rekrutiert haben oder Ihre Mitarbeitenden zusätzlich motivieren möchten, sollten Sie für ausreichend Verpflegung sorgen. Vergessen auch scheinbare Kleinigkeiten nicht: Unter Umständen sind am Morgen des Umzugs noch keine Lampen installiert. Stellen Sie also die provisorische Beleuchtung sicher. Auch verschlossene Türen können in einem neuen Gebäude zu einem ärgerlichen Hindernis werden. Überprüfen Sie also bereits im Vorfeld, wie Sie unkomplizierten Zugang zu allen Räumen gewährleisten – auch wenn Sie selbst einmal für fünf Minuten nicht verfügbar sind.

Völlig reibungslos geht kaum ein Umzug über die Bühne, egal ob privat oder mit dem Unternehmen. Doch mit der richtigen Vorbereitung sollten sich die Unwegsamkeiten in Grenzen halten – wir wünschen viel Erfolg!

Adimmo AG
Adriano Di Nunzio