Was zeichnet eine gute Immobilienverwaltung aus?

Den passenden Partner für die Immobilienverwaltung zu finden, stellt einen wichtigen Erfolgsfaktor für Eigentümerinnen und Eigentümer dar. Dies betrifft die Betreuung von Stockwerkeigentum in gleichem Masse wie die Bewirtschaftung von Liegenschaften mit mehreren Mietwohnungen.

Gerade private Immobilienbesitzerinnen und -besitzer haben an die bestellte Verwaltung typischerweise zwei zentrale Ansprüche: Sie möchten eine verlässliche Rendite mit regelmässigem Cashflow erzielen – und nachts möglichst entspannt schlafen können. Was sich so einfach anhört, gestaltet sich bei genauerer Betrachtung häufig ein klein wenig komplizierter. Denn im Detail unterscheiden sich die Ansprüche doch teils erheblich. Deswegen gilt es, zuerst einmal die professionellen Anbieter zu erkennen, und anschliessend denjenigen auszuwählen, der am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt.

1. Das Team der Immobilienverwaltung

«It’s a people business”: Ja, dieser Satz wird sehr oft bemüht, aber damit verliert er keineswegs an Bedeutung oder Wahrheitsgehalt. Für die Mitarbeitenden einer Immobilienverwaltung trifft er sogar gleich in doppelter Hinsicht zu. Denn erstens benötigen sie die soft skills, um sowohl mit Mieterinnen und Mietern als auch mit der Eigentümerschaft klar, lösungsorientiert und auf Augenhöhe zu kommunizieren. Zweitens brauchen sie den fachlichen Background, die Erfahrung und das Know-how, um ihre Aufgaben zuverlässig auszuführen.

2. Die Grösse des Anbieters

Die vorgängige Verwendung des Begriffs Team lässt bereits darauf schliessen, dass wir eine gewisse Grösse als Vorteile betrachten. Vertretungen bei Absenzen, die ständige Erreichbarkeit während der üblichen Geschäftszeiten und die zügige Bearbeitung von Anfragen stellen dabei zweifelsohne wesentliche Punkte dar. Doch darüber hinaus erlaubt das Arbeiten im Team eine Spezialisierung einzelner Mitglieder und damit den Aufbau von Spezialwissen in unterschiedlichen Fachgebieten. Achtung: Natürlich gibt es Einzelunternehmen, die einen ausgezeichneten Job machen, das wollen wir keineswegs in Abrede stellen. In manchen Fällen mag das sogar besser zu den Kundenbedürfnissen passen. Doch insgesamt haben grössere Anbieter einige Vorteile, die nur schwer aufzuwiegen sind.

3. Die Nähe zum Objekt

Während sich viele Aufgaben einer Immobilienverwaltung vom Schreibtisch aus erledigen lassen, erfordern andere die Anwesenheit vor Ort. Besichtigungstermine für Mietinteressentinnen und -interessenten fallen in diesen Bereich, ebenso wie eine regelmässige Überprüfung auf Mängel und Reparaturbedarf. Hinzu kommt, dass sich gesetzliche Regelungen und die gerne zitierten «ortsüblichen Gepflogenheiten» stark unterscheiden können, deswegen erweist sich eine genaue Kenntnis des regionalen Markts als grosser Vorteil. Kurz: Die Nähe zum Objekt ist mehr als nur wünschenswert – doch welche Distanz darf noch guten Gewissens als «nah» bezeichnet werden? Hier gehen die Meinungen sicher auseinander, wir sehen rund 30 Kilometer als eine ungefähre Hausnummer. 

4. Aufgaben der Immobilienverwaltung

Damit sind wir bei des Pudels Kern angekommen: Welche konkreten Dienstleistungen erbringt ein professioneller Bewirtschafter? Und welche Tools setzt er dafür ein? Hier zeigen sich einige wesentliche Unterschiede zwischen Stockwerkeigentum und Mietliegenschaften. Grundsätzlich gibt es aber in beiden Fällen zwei Teilbereiche: die kaufmännische und die technische Bewirtschaftung.

Kaufmännische Bewirtschaftung

Dazu gehören sämtliche Abrechnungen, beispielsweise für Heiz- und Nebenkosten, und somit die gesamte Buchhaltung einer Liegenschaft. Im Fall von Mietwohnungen umfasst dieser Komplex auch die Vermietung selbst, ebenso wie die spätere Kommunikation mit Bewohnerinnen und Bewohnern und das gesamte Mietzinsinkasso. Bei Stockwerkeigentum ordnen wir hier auch die Organisation und Leitung von Eigentümerversammlungen ein.

Der Innovationsgrad eines Anbieters lässt sich dabei gut an den Digitalisierungsschritten ablesen, die er bisher unternommen hat. Heute kann die Buchhaltung über standardisierte Schnittstellen mit den Programmen gekoppelt werden, welche die Eigentümerschaft einer Immobilie einsetzt. Dies erübrigt auf der einen Seite das mühselige Übertragen von Zahlenkolonnen und Excel-Tabellen, und ermöglicht auf der anderen Seite lückenlose Reports über die Entwicklung von Rendite, Auslastung und Cashflow. Der Einsatz digitaler Tools von der Vermietung bis hin zur Wohnungsabnahme nach dem Auszug sollte heute eigentlich zum Standard gehören.

Technische Bewirtschaftung

Eine Immobilie ist eine wertbeständige Investition, so sagt man. Ohne einen gewissen Aufwand trifft das allerdings nicht zu; eine Liegenschaft will gut instandgehalten werden. Deswegen obliegt es der Immobilienverwaltung, eine geeignete Hauswartung zu bestellen sowie die Lebenszyklen aller Elemente im Überblick zu haben und notwendige Massnahmen zu empfehlen. So entsteht für die Eigentümerschaft Planungssicherheit und Gewissheit, alle strategischen Entscheide auf Basis verlässlicher Fakten zu treffen.

Beweist die Erfüllung aller genannten Punkte bereits, dass sie den passenden Anbieter gefunden haben? Nur zum Teil. Schliesslich spielen am Ende Ihre Bedürfnisse, Ihre Ziele und nicht zuletzt die Art Ihrer Immobilie eine massgebende Rolle. Eine Pensionskasse als institutioneller Investor hat völlig andere Erwartungen als eine Privatperson, die gerade eine Liegenschaft mit sechs Wohnungen geerbt hat. Ausserdem gibt es in beinahe jeder Region eine beträchtliche Auswahl möglicher Verwaltungen, die allesamt professionell auftreten und arbeiten.

Wir empfehlen: Hören Sie sich in Ihrem Bekanntenkreis um, ob jemand eine Empfehlung für Sie hat. Falls ein Anbieter in die engere Wahl kommt, prüfen Sie seine Referenzen. Wenn er ähnliche Objekte wie das Ihre bewirtschaftet, darf dies sicher als Pluspunkt gelten. Auch die Klienten, für die er bereits tätig ist, verdienen Beachtung. Langfristige Partnerschaften mit bekannten Unternehmen sprechen dabei eine deutliche Sprache. Zuletzt: Hören Sie gut zu, was ein Anbieter Ihnen zu sagen hat. Ein ehrlicher Partner wird nicht jeden Ihrer Wünsche abnicken, sondern transparent kommunizieren, was machbar ist. Gegebenenfalls wird er Ihnen auch einmal ein Vorgehen empfehlen, das nicht Ihren ursprünglichen Vorstellungen entspricht. Schliesslich möchten Sie kompetent beraten werden und vom Wissen einer erfahrenen Verwaltung profitieren.

Es bleibt noch eine letzte Ergänzung: Wir stehen gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung – nehmen Sie jederzeit Kontakt mit uns auf.

Adimmo AG
Ralf Bendzulla
Vorsitzender der Geschäftsleitung